Η περίοδος που ξεκίνησε από το Φεβρουάριο του 2020 και ζούμε μέχρι σήμερα, έφερε σημαντικές αλλαγές στον τρόπο που εργαζόμαστε, με βασική αυτήν της εργασίας από το σπίτι και την πραγματοποίηση συναντήσεων και συσκέψεων διαδικτυακά. Αποτέλεσμα αυτής της αλλαγής ήταν πως, η ούτως ή άλλως προβληματική πρακτική των συναντήσεων, πέρασε ένα rebranding, αξιοποίησε την τεχνολογία και πλέον ταλαιπωρεί στελέχη όλων των ιεραρχικών βαθμίδων με νέο όνομα και περιτύλιγμα: Τηλεδιασκέψεις, Τηλε-εργασία, webinars ή Internet calls & meetings με τη χρήση εφαρμογών!
Γιατί όμως η πρακτική αυτή φαίνεται να είναι προβληματική;
Όπως σε όλες τις ανθρώπινες επινοήσεις δεν υπάρχει κάτι κακό στην επιλογή μιας διαδικτυακής συνάντησης. Συχνά όμως γίνεται λανθασμένη χρήση κι αυτό την κάνει δυσλειτουργική και αντιπαραγωγική. Το αποτέλεσμα είναι πως η συνάντηση καταναλώνει πολύ χρόνο από τους συμμετέχοντες για να ληφθούν αποφάσεις ή να επικοινωνηθούν πληροφορίες που θα μπορούσαν σε πολύ λιγότερο χρόνο. Όταν οι συμμετέχοντες έχουν την πολυτέλεια αυτού του χρόνου όλα είναι υπέροχα, ακόμα και οι αστεϊσμοί, ή οι προσωπικές αντιπαραθέσεις, όμως για τους συμμετέχοντες που τρέχουν σημαντικά και επείγοντα tasks η αναγκαστική παρουσία σε τέτοιες συναντήσεις τους εξουθενώνει, τους δημιουργεί περισσότερο άγχος και τους καθυστερεί. Τέλος, η ομάδα που βλέπει τον επικεφαλής της να καλεί σε διαδικτυακές συναντήσεις που δεν είναι απαραίτητες, σταδιακά χάνει την εμπιστοσύνη της στον manager.
Ποιοι λόγοι συμβάλλουν στη διαιώνιση της μη λειτουργικής χρήσης των internet calls;
Υπάρχουν αρκετές αιτίες όμως οι δύο πιο σημαντικές είναι:
- Η συνάντηση δεν έχει ορισμένο στόχο (ή δεν έχει καν λόγο ύπαρξης!)
- Ο διοργανωτής δεν έχει ανεπτυγμένες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου/ συνομιλητών/ επικοινωνίας, με αποτέλεσμα να αργεί υπερβολικά να μπει στο θέμα και να οδηγήσει τη συζήτηση στο επιθυμητό αποτέλεσμα.
- Όταν συμμετέχουν πολλά άτομα υπάρχει διάχυση της ευθύνης, κάτι που ενίοτε εξυπηρετεί πιο επιφυλακτικούς managers που δυσκολεύονται να αναλάβουν την πρωτοβουλία και την ευθύνη μιας απόφασης.
Πώς μπορούμε να διαφυλάξουμε το ότι οι συναντήσεις που διοργανώνουμε θα είναι αποτελεσματικές;
Η συνάντηση χρειάζεται να έχει στόχο. Και μάλιστα ο στόχος να είναι όσο το δυνατόν πιο κοντά στη μορφή smart working ή remote work. Όπως σε κάθε διαπραγμάτευση, ή επικοινωνία μεταξύ δύο ανθρώπων, έτσι και μία επαγγελματική συνάντηση προς επίλυση θεμάτων ή λήψη αποφάσεων, έτσι και οι συναντήσεις και τα διαδικτυακά calls χρειάζεται να έχουν έναν ξεκάθαρο, συγκεκριμένο στόχο.
Ο στόχος χρειάζεται να είναι συνειδητός τουλάχιστον στο άτομο που διοργανώνει τη συνάντηση. Τι θέλω να καταφέρω; Να ενεργοποιήσω τους συνεργάτες μου; Να συντονίσουμε αρμοδιότητες και επιμέρους tasks; Να ξεπεράσουμε κάποια σύγκρουση; Να πάρουμε κάποια απόφαση; Ο στόχος χρειάζεται να είναι σαφώς ορισμένος και απολύτως συνειδητός.
Focus – Focus – Focus!
Η πιο σημαντική παράμετρος για ανθρώπους που έχουν στόχους, φιλοδοξίες είτε μιλάμε για τις επιχειρήσεις και το ελεύθερο επάγγελμα, τον αθλητισμό, τις τέχνες ή οτιδήποτε άλλο είναι η εστίαση και αυτό ισχύει και για τις συζητήσεις ανεξαρτήτως αριθμού συμμετεχόντων ή μέσου. Στις συζητήσεις και συναντήσεις είναι πολύ εύκολο να χαθεί η εστίαση στο θέμα και αντί να αξιοποιούμε το χρόνο όλων για να πετύχουμε το σκοπό της συνάντησης, τελικά να σπαταλούμε την ενέργεια και τις αντοχές όλων μιλώντας για άσχετα θέματα.
Άλλες φορές φεύγουμε εντελώς από το θέμα και σπαταλούμε το χρόνο και την ενέργεια των συμμετεχόντων που θέλουν να είναι παραγωγικοί και έχουν σημαντικά καθήκοντα που τρέχουν κι άλλες φορές παρεκκλίνουμε ελαφρώς και αφιερώνουμε δυσανάλογα πολύ χρόνο σε περιφερειακά ζητήματα. Ο συντονιστής μίας συνάντησης ή ενός διαδικτυακού call χρειάζεται να κρατά τη συζήτηση εστιασμένη στο στόχο της και να σταματά τυχόν παρεκκλίσεις.
Πώς μπορούμε να πετύχουμε τις παραπάνω προϋποθέσεις (Στόχος & Εστίαση)
Το να λειτουργούμε με στόχους και να μένουμε εστιασμένοι σε αυτούς είναι μία δεξιότητα που καλλιεργείται και μπορούμε να αναπτύξουμε. Σε αυτό μπορεί να μας βοηθήσει το να κάνουμε στον εαυτό μας τις ακόλουθες ερωτήσεις:
- «Ποιος είναι ο στόχος μου για αυτή τη συνάντηση;» Συχνά μπορεί να συνειδητοποιήσουμε πως δε χρειάζεται καν να τη διοργανώσουμε!
- «Αυτό που σκέφτομαι/ συζητάω/ ρωτάω αυτή τη στιγμή σε τι ακριβώς με φέρνει πιο κοντά στον στόχο που έχω για αυτή τη συνάντηση/ διαπραγμάτευση;» Τις περισσότερες φορές αυτά που θα πούμε θα είναι κατά πολύ λιγότερα!
Είτε εμείς και οι συνεργάτες μας εργαζόμαστε στον ίδιο χώρο, είτε από απόσταση, μπορούμε να αξιοποιήσουμε τις παρούσες συνθήκες ώστε να αξιοποιούμε τον χρόνο μας πιο αποτελεσματικά. Ταυτοχρόνως πετυχαίνουμε την ανάπτυξη των ηγετικών μας χαρακτηριστικών, καθώς στην πράξη αναπτύσσουμε και στην ομάδα μας σημαντικές παραμέτρους όπως η εστίαση, η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου και η ικανοποίηση από την εργασία μέσα από την αίσθηση πως η κούραση τους είναι παραγωγική. Το διακύβευμα είναι αρκετά σημαντικό για να το σπαταλάμε σε calls!
